コロナウイルスの拡大や働き方改革が推進されるなか、テレワークを導入した企業は少なくありません。しかし、テレワークで業務を指示されるため、新入社員にはとってさまざまな問題が生じやすく、仕事の方向性を見失い、モチベーションの低下につながってしまいます。
そのため、従来進めていた業務を見直すことが必要です。テレワークにおける課題を解消しなければ、新入社員の育成をしていくことは難しいでしょう。
このコラムでは、テレワークにおける新入社員の働き方や育成方法について、解説していきます。テレワークという現代の働き方に対応することで、テレワークにおける課題を解消し、新人社員が成長できる環境作りを目指しましょう。
１．新入社員が躓きやすいテレワーク・在宅勤務
仕事上の小さなつまずきが重なるテレワークには、これまでの対面の業務と異なり、新入社員をフォローしにくい面があります。新入社員は、分からないことや疑問点があっても、気軽に質問しにくい状況です。そのため、ちょっと先輩社員に質問すれば解消できる問題や、仕事上の課題を抱え込んでしまうことも少なくありません。
このことで、新人社員の不安や不満が募り、せっかく入社した企業をすぐに辞めてしまう新人社員もいます。テレワークならではの課題を解消し、企業内での仕組みを取り入れ、対面型からオンラインに対応した形へと働き方をシフトさせることが必要です。
まずは、課題を解消するためにも、テレワークに対する適切な改善を行い、人材の育成方法を根本から見直すことが急務でしょう。
２．管理職や先輩との関係性から見るテレワークの課題
では、新入社員が抱えるテレワークの課題について、管理職や先輩社員との関係性が原因で発生するものを見ていきましょう。
2-1.同期・先輩とのコミュニケーションが取りづらい
新人社員は企業のルールを知らないまま、テレワークをすることも少なくありません。そのため、同期や先輩社員と顔を合わせる機会がなく、コミュニケーションが取りづらいことは最も大きな問題です。
「新卒入社者のオンボーディング実態調査(コロナ過影響編)」によると、同期、先輩社員、上司とのコミュニケーションの取りづらさを、約半数の方が実感しているというレポート結果が出ました。
参照元：パーソル総合研究所
社内のコミュニケーションは、円滑に仕事をすることはもちろん、仕事の内容や組織文化、理念を理解して、企業に適応することを促すための役割も担っています。
また、同期や先輩社員との交流で不安を解消できたり、切磋琢磨して成長につなげられたりすることがメリットです。企業に適応できずに、能力を発揮できないと感じ、孤立感を深めていく新入社員も少なくありません。
新人社員にとっては、リモートワークで働くことは仕事の難しさを感じる要素の一つです。先輩社員と新人社員の認識のギャップを埋めるためにも、コミュニケーションを図ることは重要な要素です。
2-2.自律的に動きづらい
テレワークでの業務において、新入社員が自律的に動きづらいことも問題です。テレワークでの業務には、対面で仕事をする以上に綿密なやり取りが欠かせません。上司や先輩社員もテレワークの働き方に慣れておらず、新人社員にただ課題を与えて、放置してしまうケースも多いです。
しかし、指示された業務や内容について、新人社員が理解できない可能性があります。これではやる気満々で入社した新入社員も、期待や向上心が不完全燃焼してしまうことにもつながってしまいます。伸びしろのある新入社員を無下に扱うのは、企業にとっても勿体ないことです。
まだ何も分からない新人社員が上司や先輩社員に対して、受け身の姿勢で仕事をするのは仕方ありません。上司や先輩社員のサポートによって、新入社員は自身で自身のやるべきことを組み立てられ、自律的に動けるように成長していきます。
そのためにも、上司や先輩社員は適切なワークや指示を与えて、新人社員がオンラインでも無理なく、スムーズに業務を遂行できるようフォローしていく必要があります。
３．企業から見る新入社員のテレワークの課題
ここでは、企業の視点から見た新入社員のテレワークにおける課題について見ていきます。
3-1.OJTが難しい・伝わらない
テレワークの場合、対面に比べてOJTが難しく、研修の内容がきちんと伝わらないというデメリットがあります。対面の場合は、理解度を確認しながら進めることができます。
しかし、オンラインでのOJTは、画面上でのやり取りが基本ですので、新人社員の様子を判断することが難しいです。また、見て学ぶという観察スタイルの学習ができません。テレワークでは、隣に座りながら画面を見てもらうという場面が作れず、業務状況が把握しにくくなります。疑問点があったとしても、解消しにくく、満足のいく指導ができないことが課題です。
日本の企業のほとんどが、採用後に新人育成のためにOJTを取り入れています。在宅勤務によって、OJTが上手く機能しなげれば、新人社員が育たなくなるという問題に直結してしまいます。
3-2.観察できない・フォローが難しい
テレワークでは、新人社員の様子や仕事の進捗を観察できず、適切なフォローがしにくいのも問題です。日常的にオフィスで顔を合わせていれば、様子や表情から、新人社員の状態や仕事の状況を観察できます。しかし、テレワークでは新人社員のことだけではなく、進めている仕事の詳細も掴みにくくなります。
仕事の過程を把握したり、どのくらいのスピードで仕事を進めているのか、どのような進め方で作業しているのかといった点がはっきりしません。結果的に、新人社員に適切な声かけや指示ができず、フォローの必要性なども判断できない状態になってしまいます。
テレワークでは、仕事の結果だけではなく、プロセスもチェックし、的確に進められているかを、明確にすることが必要でしょう。
3-3.モチベーションの低下
テレワークにおける新人社員のモチベーションの低下も問題です。
テレワークの環境では、上司や先輩社員とのコミュニケーションが希薄になりがちです。上司や先輩社員が軽くねぎらったり、困っていることはないか、声を掛けてサポートすることができません。コミュニケーションによる人間関係作りは、仕事を進めるうえで大切な潤滑油です。
周囲とコミュニケーションが取れていれば、仕事で分からないことや進め方を教わることや、信頼できる先輩社員に相談してアドバイスをもらうことができます。また、対面の場合は、仕事の方針や取り組む姿勢に問題があったときでも、すぐに軌道修正が可能です。しかし、オンラインでは把握することができません。
オンラインであっても、社員のモチベーションを保つ方法を取り入れ、組織に所属している意識を持たせることが大切です。
４．新入社員のテレワークを成功させる方法
新入社員のテレワークを成功させるための効果的な方法について見ていきます。現在、課題を感じている方や、テレワークの導入を考えている方は参考にしてください。
4-1.意図的にコミュニケーションの場を設ける
テレワークでは、お互いの様子が分かりにくく、すぐにレスポンスすることが難しいです。そのため、意図的にコミュニケーションの場を設けることをおすすめします。
その際、上司が上から指示を出すだけで、仕事の話ばかりするのはNGです。新入社員が上司に相談しやすくするための場にしましょう。新入社員が孤立感を抱いたり、意欲が低下したりするのを防げます。
上司や先輩社員は、常に新入社員の話に耳を傾け、企業の人間関係を円滑にするための仕組みを作りましょう。先輩社員が他の部署の社員を新入社員に紹介し、社内のネットワークを広げるのも有効です。WEB会議を活用すれば、手間をかけずに話す機会が作れます。企業で、公開講座を設けるのも良いでしょう。
新入社員が、いつでも気兼ねなく、必要なコミュニケーションが取れることが重要です。
4-2.定期的なアンケート・ヒアリングの実施
新入社員に対して、定期的にアンケートやヒアリングを実施し、結果を活用することも効果的です。定期的にアンケートを取ることで、新入社員のコンディションの不調やモチベーションの低下などの傾向や変化を掴むことができます。
適性検査ツールや社員の強みを評価するツールも人物像の把握に役立ちます。結果を元に個々に合わせた、コミュニケーションの取り方を工夫できるのが利点です。またフォローが必要な社員に気付きやすくなり、速やかにヒアリングなどの対応ができます。
社員それぞれでモチベーションの高め方や仕事での躓きポイントは異なります。新入社員に対して、定期的にアンケートを行うこと、結果をまとめて、社員とのコミュニケーションに活かすための仕組み作りを検討してみると良いでしょう。
５．テレワークでの新入社員へのOJTのポイント
テレワークでの新入社員に対するOJTの際に気を付けたいポイントがあります。以下を踏まえて、テレワーク中のOJTに役立てましょう。
5-1.定期的な対談の場を設ける
新人社員との間で、決まった曜日や時間に定期的に対談の場を設けると良いでしょう。朝と夕方はWEB会議で、新入社員が担当する仕事状況を共有する、相談事項があればその場で質問するなど、コミュニケーションを取りやすいルールを決めます。テーマがなくても、1日に5〜10分ほどでも良いので、会議の場を作るようにしましょう。
さらに、定期的な面談や1on1などで、メンターと新入社員の接点を多く作るようにすることが重要です。そのなかで、意図的に関係構築していくために、業務外の雑談の時間を作るのがポイントになります。
テレワークでは、どうしても閉じた関係になりやすいです。企業のなかで、業務外でも相談できる相手を作り、さまざまな立場の方と関係を作りやすいよう支援することも大切です。
5-2.日報や進捗管理を可視化する
テレワークの新入社員へのOJTでは、日報や進捗管理を見える形で管理するのが効果的です。
様子を観察しにくいテレワークだからこそ、社内SNSなどを活用して、新入社員の業務に関する進捗状況を可視化して、細かく管理しましょう。その際、仕事の報告だけではなく、仕事への感想を含めた内容を、定期的に報告や相談ができる仕組みを作ると良いでしょう。
新入社員の方から、上司や先輩社員に要望などを伝えることは難しいでしょう。日常的に上司や先輩社員に報告する習慣が身に付くと、いざというときも相談しやすくなります。また、上司や先輩社員は、仕事に限らず、新入社員の様子を気に掛けておくことが大切です。
新人社員との間に信頼関係を築き、躓いたときには相談に乗り、フォローしてあげることで、新入社員も育っていきます。
5-3.言語化を徹底する
オンラインでOJTを行う場合、対面では可能だった「これ」「あれ」といった指示語を使っての指導はできません。連絡はチャットなどのツール越しのやり取りが多くなります。
例えば、パソコンの作業で何をクリックしなければいけないのか。右上なのか左下なのか、上から何番目なのかなど、一つひとつについて、きちんと言語化しなければ、新入社員には充分に伝わらないのです。
画面上の文字でのコミュニケーションでは、分かりやすい言葉で、説明する技量が必要といえるでしょう。WEB会議では、画面を共有する機能もありますが、機能を上手く活用しながらも、言語化することは不可欠です。
オンラインの指導では、言葉で明確に表現すること、「言語化を徹底すること」が一層求められています。
5-4.OJTがうまく行った事例
ZOZOTOWNなど技術開発、デザインなどを行う、株式会社ZOZOテクノロジーズでは、コロナ禍に入る前から、新入社員とのコミュニケーションを増やすための取り組みを実践していました。
心理的安定を高めるためのメンター制度に加えて、メンバーの要望や悩みを解決する1on1やチームミーティングなど、メンター以外のチームメンバーにも、メールで気軽に相談できるシステムを推進しました。結果として、入社から数ヵ月で配属先において即戦力として活躍できるまでに成長しています。
参照元：「新入社員をフルリモートで一人前に育てるコツ、アスクル・ZOZOテクの実例」ダイヤモンド・オンライン
株式会社メンバーズでは、2020年4月から全社的に原則在宅勤務を導入しました。また、WEB会議ツールでオンライン研修を受講するようになりました。さらに、部署ごとに作成した社員教育プログラムに従って、メンターと部署のマネージャーのもと、新人社員を育成しました。
オンラインのトレーニングを実施し、新入社員全員が在宅勤務をしてから9ヵ月経った時点でも、滞りなく業務が進み、低い離職率にもつながっています。
参照元：「コロナに負けない！在宅勤務・成功事例【5】（株）メンバーズ「240人の新卒者で、退職者たった1人」の在宅勤務」スマートワーク総研
おわりに
現在、多くの企業がテレワークを導入しています。自由度が高く、フレキシブルに働けるため、テレワークを選ぶ方は、今後ますます増えていくでしょう。
ただし、企業のことを全く知らない新入社員がテレワークで仕事を進める場合、さまざまな弊害が出てきます。テレワークは、オフィスで働く場合と異なり、コミュニケーション不足からトラブルが生じやすく、社員が自律的に動けない場合が多くなります。
また新入社員に対して行うOJTの問題も少なくありません。オンラインのOJTは、非常にやりにくいものです。そのため、企業は従来のOJTのやり方を見直す必要があります。オンラインで行うOJTは、新入社員と面と向かって対話ができないため、理解度を掴みにくく、適切なフォローがしにくくなるのがデメリットです。
ポイントとしては、コミュニケーションの場を設けること、業務の進捗を見える形にすること、言語化を徹底することなどが挙げられるでしょう。しかし、テレワークを導入後、オンラインの新人社員教育を上手く行った事例もあります。
テレワークによる新人社員の育成については、今後も改善の余地が多いです。新入社員が働きやすい職場環境を整え、キャリアを積んでいけるように、企業が適切なサポートをしていくことが重要といえるでしょう。
