【徹底解説】除籍謄本の取り方4選!戸籍謄本との違いや知っておくべき4つのポイントを紹介

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【徹底解説】除籍謄本の取り方4選!戸籍謄本との違いや知っておくべき4つのポイントを紹介

「除籍とは何?」「除籍謄本と戸籍謄本の違いは?」など、除籍や戸籍、謄本について疑問をお持ちの方がいらっしゃるのではないでしょうか?

「戸籍」とは、ご自身が何者であるのかを証明するものです。氏名や生年月日、どこで生まれたのかなどが、管轄の役所に登録されています。しかし、結婚や離婚、死亡などで、ご自身の状況が変われば、これまでの「戸籍」から抜ける手続きをしなければなりません。

また、生命保険の請求や相続の手続きには「謄本」が必要です。あらかじめ取得する方法や事前に準備するものが分かっていれば、素早く手続きを進められます。

そこでこのコラムでは、以下について解説しています。今すぐ除籍謄本を取得したい方や今後取得予定の方は、ぜひ最後までご覧ください。

  • 除籍とは何か
  • 除籍謄本と戸籍謄本の違い
  • 除籍謄本の取り方

1.除籍とは戸籍から抜けること

「除籍とは何?」「除籍謄本と戸籍謄本の違いは?」など、除籍や戸籍、謄本について疑問をお持ちの方がいらっしゃるのではないでしょうか?

「戸籍」とは、ご自身が何者であるのかを証明するものです。氏名や生年月日、どこで生まれたのかなどが、管轄の役所に登録されています。しかし、結婚や離婚、死亡などご自身の状況が変われば、これまでの「戸籍」から抜ける手続きをしなければなりません。また、生命保険の請求や相続の手続きには「謄本」が必要です。あらかじめ取得する方法や事前に準備するものが分かっていれば、素早く手続きを進められます。

除籍とは、家族構成が変わった時に、これまで入っていた戸籍から抜けることです。除籍となるケースには、主に以下のようなものがあります。

  • 結婚:婚姻届を提出すると、お互いに親の戸籍から抜けて、夫婦で新たな戸籍を作る。
  • 離婚:離婚届を提出すると、元の戸籍に戻るか新しい戸籍を作るかのいずれかを選ぶ。
  • 養子縁組:養子が養親の戸籍に入ることもあれば、そうでない場合もある。
  • 転籍:本籍を移すこと。転籍後に新たな戸籍を作る。なお、転籍前の戸籍は除籍となる。
  • 分籍:今までの戸籍から抜けること。抜けた方を筆頭者として新たな戸籍を作る。
  • 未婚の子が出産:出産した母が両親の戸籍から抜けて、子どもと2人の戸籍を作る。
  • 死亡:戸籍は生きている方の身分を登録するため、亡くなった場合は除籍となる。

除籍となるケースのうち転籍は、相続手続きの際に注意しなければいけません。その理由として、転籍前の情報が転籍後の戸籍に反映されていないことがあるからです。

具体的に、転籍後の戸籍に記載されていない情報には、以下のようなものがあります。

  • 転籍前に除籍された方(死亡や結婚などで戸籍から抜けた場合)
  • 転籍する時点で法律的に無効である事柄(離婚や養子縁組が離縁された場合)

これらの情報は、転籍後の戸籍には記載されていません。そのため、相続の手続きをするうえでトラブルにならないように、転籍による情報漏れの有無や内容を把握しておくことが大切です。

2.除籍謄本と戸籍謄本の違いを解説

除籍謄本と戸籍謄本はどちらも証明書ですが、戸籍内の有無によってその呼び名が異なります。除籍謄本とは、登録されている方が結婚や転籍、死亡などで全員が抜けて空になり、閉鎖された戸籍を指します。その後「除籍簿」という形で150年間保管されるため、除籍謄本が必要な場合はいつでも取り寄せが可能です。また除籍抄本とは、除籍簿のうち一部の方の情報が記載された書類を指します。

一方で、戸籍内に登録されている全員の身分を証明した文書が戸籍謄本です。例えば、夫婦どちらも亡くなっている場合、戸籍内に生きている方が存在しないため、取得する謄本は「除籍謄本」です。反対に夫婦のうち妻だけが亡くなった場合、その戸籍には夫が残っているため、取得する謄本は「戸籍謄本」です。

その際、戸籍謄本には「妻が死亡したことによって除籍」の旨が記載されています。「亡くなったことを証明する書類」が必要な場合、戸籍内の有無によって、除籍謄本と戸籍謄本のどちらを取るのかが変わることを理解しておきましょう。

3.除籍謄本の取り方4選

相続の手続きには、法定相続人を確定するために「被相続人が生まれてから亡くなるまで」の除籍謄本が必要です。法定相続人とは、被相続人の財産を相続できる方を指します。財産を相続する手続きや、不動産・預金通帳などの名義を変更する際の書類に、法定相続人の署名が必要です。

また、除籍謄本は「本当の相続人が誰であるか」を証明する書類です。例えば、認知している子どもがいる場合、その子どもにも相続する権利があるため、除籍謄本を確認しておかないとトラブルになることも考えられます。そのようなトラブルを防ぐためにも、除籍謄本の取得方法を理解しておきましょう。

3-1.本籍地のある役所の窓口に出向いて取得する

被相続人の除籍謄本を取得する最も一般的な方法は、本籍地のある役所の窓口に出向くことです。請求用紙に必要事項を記載して、手数料を支払えば簡単に除籍謄本の取得ができます。

ちなみに、除籍謄本の取得手続きを行えるのは、以下の方です。

  • 配偶者
  • 直系尊属(父母、祖父母)
  • 直系卑属(子ども、孫)

また、手続きの際に必要なものは以下のとおりです。

  • 請求用紙(役所の窓口あるいはダウンロード)
  • 手数料
  • 請求者の本人確認書類(運転免許証、顔写真付きがない場合、健康保険証など複数の提示)
  • 被相続人との関係を確認できる書類(請求者の戸籍謄本)

この方法のメリットは、その日に除籍謄本が取得できることと、費用が抑えられることです。反対にデメリットは、開庁時間内に出向く必要があることと、本籍地がお住まいの地域から離れている場合、すぐに取得できないことです。

例えば、お住まいが東京で被相続人の本籍地が北海道の場合は、移動距離が長いため手間と時間がかかります。従って、本籍地がご自身のお住まいに近い場合に適した取得方法です。

3-2.郵送してもらえるように申請する

除籍謄本は、郵送での取り寄せが可能です。ただし、あらかじめ準備するものがあるため、申請するまでに時間がかかります。事前に準備するものには、以下のようなものがあります。

  • 除籍謄本の請求用紙
  • 手数料分の定額小為替
  • 返信用封筒(ご自身の住所と氏名を記入)
  • 請求者の本人確認書類(顔写真付き)のコピー
  • 被相続人との関係を確認できる書類(請求者の戸籍謄本)

郵送によるメリットは、本籍地のある役所が遠方の場合、行く手間が省ける点です。一方でデメリットは、申請から受け取りまで1週間から10日程度かかるため時間を要する点と、事前書類に不備がある場合に再申請が必要な点です。相続手続きや名義変更など期日がある場合は、早めに申請することをおすすめします。早く取得したいのなら、速達で郵送しましょう。

3-3.代理人に取りに行ってもらう

代理人に被相続人の除籍謄本を取りに行ってもらうのも一つです。この場合、代理人の身分証明書と委任状が必要になるので、忘れずに準備しておきましょう。

委任状を書く際の注意点として、以下の2つです。

  • 余白に「以下余白」と記載する:改ざんを予防する
  • コピーを取っておく:委任内容を確認できるようにする

この方法であれば、本籍地のある役所が遠かったり、仕事などで忙しくて窓口に出向けなかったりする場合でも除籍謄本が取得できます。

3-4.弁護士などの専門家に依頼する

手間が省けて確実に除籍謄本を取得したいのであれば、弁護士などの専門家に依頼するのがおすすめです。除籍謄本を取得できる専門家は、弁護士と司法書士です。弁護士に依頼すれば、除籍謄本の取得から相続の手続きまで一貫して行ってもらえます。

一方で司法書士は、除籍謄本の取得は可能ですが、相続の手続きはできません。相続の手続きは複雑になるケースがあるため、弁護士に依頼する方がより柔軟に対応できます。

専門家に依頼するデメリットとして、他の方法に比べて費用が高くなります。おおよその相場は弁護士であれば10〜20万円、司法書士であれば5万円前後です。依頼する専門家によって費用は異なるため、口コミや知り合いに利用した方がいれば意見を聞いてみるなどして、依頼する専門家を決めると良いでしょう。

4.除籍謄本を取る際に知っておくべき4つのポイント

滞りなく相続の手続きを進めるために、除籍謄本を取る際に知っておくべきポイントがあります。ここでは4つのポイントについて解説します。

4-1.出生から死亡まで登録内容に途切れがない

被相続人の出生から死亡までの登録内容が途切れていないか、取得した除籍謄本で以下の2つのポイントを確認しましょう。

  • 各登録内容の日付:出生日、婚姻日、除籍日、死亡日を確認し、空白の期間がなくつながっているか
  • 従前戸籍:どこの戸籍から来たのか、被相続人の現在の本籍地からさかのぼって、出生までの除籍謄本を取り寄せる

ちなみに、戸籍法の改正に伴って戸籍は書き換えられるのですが、書き換えられる前の古い戸籍のことを改製原戸籍といいます。書き換えられた日付は、除籍謄本の戸籍事項の欄に「改製日」として記載されています。そのため、改製日以前の古い除籍謄本の取り寄せと内容の確認が必要です。改製前の除籍謄本を確認する理由は、改正後の戸籍に改製原戸籍の内容が丸ごと書き写されていないからです。

例えば、改正前に婚姻によって除籍となった子どもがいた場合、改正後の戸籍にはその旨が記載されていないことがあります。そのため、被相続人の除籍謄本を取る場合は、必ず「改製日」以前の謄本を取り寄せましょう。

4-2.死亡届を提出してから10日後に取る

一般的に、死亡届を役所に提出してから、戸籍に「死亡による除籍」と記載されるまで1週間から10日かかります。万が一、事件性があったり不審な点があったりする場合は、原因を調べるために戸籍への記載は1ヵ月程度時間を要します。

従って、亡くなった方が病理解剖など特別な理由がない場合、速やかに死亡届を提出しましょう。なお除籍謄本の取得は、死亡届を提出してから10日前後が目安です。

4-3.廃棄・焼失した場合、代わりの証明書を発行してもらう

保管期間を過ぎた除籍簿は廃棄されるため取得ができません。また、火災で除籍簿が焼失したり、地震や津波で行方が分からなくなったりすることもあります。この場合、除籍謄本の代わりとなる以下の証明書を発行してもらいましょう。

  • 廃棄された場合:廃棄証明書
  • 焼失した場合:焼失証明書
  • 震災や津波の場合:滅失証明書

ただし、これらの証明書は「除籍謄本がない」という事実を証明するためのものであり、登録内容を証明するものではありません。証明書だけで法定相続人は確認できないため、相続の手続きができない可能性もでてくるので、対処法は弁護士などの専門家に確認してみてください。

4-4.除籍謄本の有効期限があるか提出先に確認する

除籍謄本を取得する前に、提出先に除籍謄本の有効期限の有無や期間を確認しておきましょう。提出先によって、有効期限を設けている場合があるからです。有効期限を設けているところには、金融機関があります。例えば、金融機関(メガバンク)の名義変更や払い戻しの場合、発行日から6ヵ月〜1年以内の除籍謄本の提出が求められることがあります。

それ以外の法務局や税務署、裁判所などは有効期限を設けていません。相続の手続きがスムーズに進むように、あらかじめ関係各所に除籍謄本の有効期限を確認しておくことが大切です。

5.戸籍謄本の取り漏れや取り間違いに注意しましょう

除籍謄本は、本籍地のある役所にご自身で取りに行くのが一般的ですが、状況によっては他の手段も選択ができます。例えば何度も転籍している場合は、各役所を回らなければいけないため、手間と時間がかかります。

取り忘れや取り間違いがあると、相続の手続きがスムーズに行えなくなる場合もあるため、確実に除籍謄本を取りたいのであれば、最初から弁護士などの専門家に依頼するのがおすすめです。このコラムを参考にして、確実に除籍謄本を取得してみてください。