2024/06/27

オンライン秘書とは？｜人材派遣との違いや選ぶ時のポイントを解説

執筆者

セゾンのくらし大研究編集部

豊かなくらしに必要な「お金」「健康」「家族」に関する困りごとや悩みごとを解決するために役立つ情報を、編集部メンバーが選りすぐってお届けします。

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インターネットを通じて秘書業務のアウトソースができる「オンライン秘書サービス」。便利なだけでなく、人件費の削減にもつながることをご存知ですか。このコラムでは、オンライン秘書サービスについて詳しく解説します。依頼できる業務、人材派遣との違い、メリット・デメリット、オンライン秘書サービスを選ぶ際のポイント、費用を安く抑える方法などを知りたい方は、ぜひチェックしてください。

この記事を読んでわかること

オンライン秘書は、スケジュール管理・コミュニケーション対応・クリエイティブ業務など、様々な業務が依頼できる
一般的な人材派遣とは異なり、短期間の依頼にも対応する
「必要な時に業務依頼できる・安定的に人材を確保できる・人件費を削減できる」などがメリットだが、オフライン業務の依頼はできない
「長期契約を選ぶ・一括払いする・キャンペーン活用する・ビジネスカードで支払う」などで費用を抑えられる

オンライン秘書に依頼できる業務内容は？

オンライン秘書は、以下のような業務のサポートに対応しています。

秘書業務
経理・財務・人事
営業やマーケティング
SNS・WEBサイトをはじめとする広告運用
クリエイティブ業務や制作

オンライン秘書がサポートできる業務範囲は広いため、その内容を1つずつ見ていきましょう。

秘書業務

秘書業務では、経営陣の効率的な仕事を実現するために、各種管理・サポートを実施します。詳細を解説します。

スケジュールやアポイントメントの調整・連格

クライアントのスケジュール整理、アポイントメントの設定ほか、必要に応じて先方と連絡を取り合います。急な変更にも対応できるよう、チャット・カレンダーアプリなど、効率的なコミュニケーションが可能なツールを使用します。

出張時の宿泊先や交通手段の手配

宿泊施設や移動手段の選択・予約・移動ルートの計画を行います。予算や日程のほか、クライアントの要望が反映されます。

メールなどへの対応

クライアントに代わってメールなどへ対応します。先方との窓口となり、適切な情報を伝え、円滑なコミュニケーションを保ちます。

会食の手配

出張中の会食の場所の選定や予約をします。予算・人数・日時・支払い手段・好みなど、クライアントの希望や条件を考慮し、適切な場所を選びます。

経理・財務・人事

経理・財務・人事などのバックオフィス業務を実施します。

具体的には、オンライン上での請求書・領収書など電子書類の作成・管理、帳簿記帳、給与計算、セミナー・研修の手配、勤怠管理、各種手続きなどを行います。

営業やマーケティング

顧客管理や資料作成など、営業職のサポートを実施します。

また、競合や事例の調査、リサーチ結果の分析、企画書作成、プレスリリースの手配など、マーケティング業務のサポートが可能な場合もあります。

SNS・WEBサイトをはじめとする広告運用

SNSやWEBサイトの運営・管理も、オンライン秘書が担えるケースがあります。

SNSの投稿の作成・コメント返信・アクセス分析やレポート・WEBサイトのデザイン制作・更新、SEO対策ほか、SNS広告・リスティング広告などの制作・運用のサポートが可能なケースもあります。

クリエイティブ業務や制作

複数のライター・デザイナーの管理、仕事量や進行状況を把握、タスクの進行管理などを担います。また、SNS・WEBサイト・WEB広告などの製作に、アシスタントのような立場で関わるケースも考えられます。

オンライン秘書と人材派遣の違い

オンライン秘書はオンライン（WEB上）でやり取りが完結するのに対して、人材派遣サービスは派遣社員が職場に出向き、オフラインで業務を実施する点が大きな違いです。

それ以外にも、オンライン秘書と人材派遣サービスには、以下表のような違いがあります。

	人材派遣サービス	オンライン秘書サービス
契約期間	1ヵ月程度から可能	3ヵ月程度から可能
欠員などへの対応	個人業務のため、派遣元が対応できず、ユーザー側がカバーしなければならない可能性がある	チームで対応しているため、欠員による業務への影響はほぼ出ない
導入が適している企業	・契約期間が短期〜長期の企業まで幅広く適している・オンラインで完結したい企業	・一定の業務を継続的に依頼したい企業・オフライン対応の人材が必要な企業

オンライン秘書のメリット・デメリット

オンライン秘書は、中長期的な利用のみならず、必要な時に必要な業務だけスポット的に依頼できる点が大きなメリットです。

依頼できる業務の範囲は広いですが、できない業務もあるため、利用前に知っておきましょう。

ここからは、オンライン秘書のメリット・デメリットについて見ていきます。

メリット

必要な時に業務を依頼できる

オンライン秘書なら「繁忙期だけを業務をサポートしてもらい、閑散期には依頼しない」という運用も可能です。多くのオンライン秘書サービスは、業務で一般に使用される連絡ツール・クラウドツールに対応するため、新たに用意すべきツールもほぼありません。

安定的に人材を確保できる

急な欠員が発生した場合でも、オンライン秘書なら即座に、代わりのスタッフを提供することができます。これは、チームで動くオンライン秘書の強みです。また、すでにご紹介したように、繁忙期でも安定的に人材が確保できます。

人件費を削減できる

繁忙期を見越して社員を採用する場合、簡単に解雇できず、雇用によるさまざまなコストがかかり続けます。オンライン秘書なら、必要なタイミングのみサービスが利用できるため、人件費の削減につながります。

デメリット

オンライン秘書はWEB上で完結するサービスのため、オフライン業務の依頼はできません。具体的には、紙ベースの領収書や書類の整理・電話対応などの業務は、基本的に対応していません。

オフライン業務のサポートが必要な場合は、領収書関連の業務代行サービス・電話代行サービス（コールセンターサービス）など、オンライン秘書以外のサービスの利用をご検討ください。

オンライン秘書サービス選びのポイント

オンライン秘書を提供しているサービスは多数存在し、対応可能な業務内容も異なります。

そのため、事前にしっかりとリサーチを行い、利用するオンライン秘書サービスを決定してください。

なお、オンライン秘書サービス選びでは、以下のポイントを踏まえましょう。

ニーズを具体的にする
スキルと経験をもっているか確認する
コミュニケーション能力を確認する
情報管理ができているか確認する
料金体系を確認する
トライアルを活用する

ここからは、各ポイントの詳細を確認していきます。

ニーズを具体的にする

オンライン秘書を選ぶ際は、まず「自社のニーズを明確にすること」が重要です。ニーズを明確にしないと、自社に合わないサービスを選んでしまい、業務に支障をきたす恐れがあります。

具体的には、依頼したい業務の内容（サポートしてほしいこと）・量・納期・求めるクオリティなどを明確にしてください。自社のニーズを明確にした上で、各オンライン秘書サービスの比較を実施しましょう。

スキルと経験をもっているか確認する

オンライン秘書サービスの比較では、依頼したい業務をこなせるスキルと経験があるかを確認します。

一例としては、語学力・特定の業界経験や知識・ITスキルなどが挙げられます。

コミュニケーション能力を確認する

オンライン秘書のコミュニケーション能力は、業務効率化に直結します。

コミュニケーション能力の高いオンライン秘書であれば、連絡ミスなどが起きづらく、修正や緊急時のスムーズな対応も期待できるためです。

情報管理ができているか確認する

依頼する業務によっては、オンライン秘書は自社の様々な情報を扱うことになります。

そのため、情報漏洩などが発生しないように、情報管理教育を徹底し、プライバシー保護やセキュリティ対策の意識が高いオンライン秘書サービスを利用することが重要です。

料金体系を確認する

料金体系もオンライン秘書サービスごとに異なります。

具体的には、月額固定制・時間制・チケット制のほか、案件単位で料金が設定されているケースもあります。予算も考慮しつつ、利用しやすい料金体系のオンライン秘書サービスを選んでください。

トライアルを活用する

オンライン秘書サービスによっては、利用開始前の無料トライアルを設けている場合があります。

無料トライアルを受けることで、業務の質や必要なスキル・知識の有無、コミュニケーション能力など、自社のニーズを満たすか事前に確認することができます。

オンライン秘書の費用を安く抑える方法

オンライン秘書の費用は、以下のような方法で抑えることができます。

長期契約をする
稼働時間が長いプランを選ぶ
支払いを一括払いにする
キャンペーンを活用する
ビジネスカードで費用を支払う

上記の方法を知り、お得にオンライン秘書を利用してください。

長期契約をする

1年・2年などの長期契約には、割引が適用されているケースもあります。

長期契約でオンライン秘書サービスを利用することで、通常よりも月当たりの利用料を抑えることができます。

稼働時間が長いプランを選ぶ

稼働時間が長いプランを選ぶと、時給換算した場合の単価が安くなる傾向です。ただし、必要な業務量が限られる場合は、短い稼働時間で問題なく、そちらの方が費用が安いケースもあります。

必要な稼働時間が月によって異なる場合は、使用しなかった時間の繰越が可能か、事前にチェックしておきましょう。

支払いを一括払いにする

一括払いには割引が適用されるケースもあります。

例えば、月額80,000円のプランを一年間利用する場合、5%の割引が適用されれば年間で48,000円もの割引が適用されます。

キャンペーンを活用する

キャンペーンを狙って利用することで、割引や特典が適用されます。

それぞれのオンライン秘書サービスで、実施されるキャンペーンの内容は異なるため、選ぶ際に比較してください。

オンライン秘書の支払いにはビジネスカードがおすすめ

オンライン秘書サービスの支払いにビジネスカードを使えば、ポイントを貯めることができます。ポイントの活用で経費が削減でき、支払い管理の効率化も可能です。

例えばセゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードは、以下のような特徴からオンライン秘書サービスの支払いにもおすすめです。

年会費無料：年会費がかからないため、コストをかけずにポイントが貯まります。
ポイントサービス：有効期限がない「永久不滅ポイント」のため、ポイントの管理が不要です。特定の加盟店の利用で4倍のポイントが貯まる「4倍優遇ポイントサービス」もあります。
支払い：最長56日の支払いサイクルに対応します。
追加カード：追加カードを9枚まで無料発行できます。
優待プログラム：特定のサービスを優待価格でご利用いただけます。
申し込み：決算書・登記簿謄本なしで簡単に申し込めます。

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