手帳を買う時に、あなたはどんな気持ちを抱くでしょうか。昨年のことを思い出してみてください。「この手帳を使い始める元旦に合わせて、心機一転、自身も頑張るぞ」と決意を新たに購入する方もいるでしょう。ですが、実際に本年になって、ある程度時間が経過した現在、あなたの手帳はどのような状態になっているでしょうか。手帳自体は新しいものを使い始めても、「使い方」自体は昨年と変わらないという方も多いかもしれません。「正直、うまく使いこなせていません」という方もいるでしょう。特段それが悪いというわけではないのですが、実は、手帳の活用の仕方を少し変えるだけで、仕事や生活の効率はグッと高まる可能性があります。ここでは、そんな手帳活用術をお伝えします。
１．手帳の種類は大きく３つ
そもそも、手帳には大きく分けて４つの種類があります。自身にどのような手帳が合っているのかを正しく把握することが大切です。まずは手帳の主な種類と特徴を紹介します。
・マンスリータイプ
マンスリータイプは、1ヵ月の予定を見開きで管理する手帳です。カレンダータイプがスタンダードで、日にちごとに分けられた枠の中に日々の予定を書き込みます。マンスリータイプは、1日に書き込める量があまり多くありません。どちらかというと細かく予定を記入していって緻密に管理するというよりは、大つかみに月間の予定を把握する時に便利です。毎日の予定を細かく書き込みたいという人は、このマンスリーカレンダーにプラスして詳細なメモが書き込めるページが合わさっている手帳を選びましょう。
・ウィークリータイプ
ウィークリータイプは、1週間の予定を見開きで管理する手帳です。レイアウトは多種多様で、使い勝手もさまざまですが、見開きページの左側が（時間軸が横に配置されている）1週間のカレンダー、右側が詳細を書き込めるメモになっているものがスタンダードでしょうか。このタイプは、使うシーンをきちんと想定して選ぶことが大切です。
・デイリータイプ
デイリータイプは、1日の予定を1ページで管理する手帳です。マンスリータイプやウィークリータイプに比べて圧倒的に記入スペースが広く、細かく予定を書き込んだり、時間軸で予定を管理したり、日記のように利用したりといった柔軟な活用が可能です。ただし、長期的なスケジュール管理においては、マンスリー・ウィークリータイプよりは向いていないかもしれません。
２．予定を上手に管理する
では、具体的な手帳活用術にはどのようなノウハウがあるのでしょうか。ここでは、上記３種類のどの手帳にも活用できる汎用的なテクニックを紹介します。
・付箋を目印やTODOリストに使う
たとえば、小さめの付箋を毎月の境目ごとに貼ってインデックス代わりにしたり、大事な予定に貼り付けたりすれば、良い目印になります（これは、シールなどでも代替できます）。また、マンスリータイプやウィークリータイプの手帳を使う場合は往々にして「書き込み切れない」といった状況になりますが、付箋にTODOリスト・やることリストなどを書き出して貼り付ければ、必要事項を漏らさず書き残すことができます。そして不要になったらその付箋をはがせば良いのです。
・「色分け記入」で情報を見やすく
黒色のペン一色で予定を管理している方も多いでしょう。ですが、単色ではどうしてもページが見にくくなりがちです。メモの内容を一目で判別できず、予定を見落としてしまうかもしれません。そんな時は、内容ごとに文字の色を変えることをおすすめします。たとえば「仕事／プライベート」といった区分けや、内容の重要度「低／中／高」といったレベルに合わせて何色かに色分けをすれば、内容の判別が容易になるだけでなく、優先順位の高いタスクから取り組むといったスケジュール管理に手帳を活かすこともできます。色分けの仕方としては、4色ボールペンを使ったり、マーカーで印付けをするといったかたちがあります。
・略語を活用して内容をすっきり
手帳に書き込む際に、略語をまぜると内容がすっきりして予定が見やすくなります。「ミーティング」を「MTG」と書くといった事例を聞いたことがある方はいるかもしれませんが、個人的に手帳で使う「略語」は、一般に広まっている言葉遣いでなくても構いません。手帳は他人に見せるものではありませんから、自分自身がしっかり分かる略語であれば、それをうまく活用しましょう。毎週の定例会であれば、それこそ「定」の一字を丸で囲む記号であっても良いのです。
３．日程以外のことを手帳に書き込む
先に「TODOリスト・やることリスト」を付箋で貼り付けるという話をしましたが、手帳には日程以外にも、さまざまなことを記入して活用しましょう。筆者であれば、手帳にはアイデアメモや日記を記していましたが、多種多様な走り書きを眺めていると、仕事に活かせる「ひらめき」が生まれることも多々ありました。ぜひ、手帳に書き込むことの「幅」を広げてみてください。
・日記を書き込む
一日の予定に対する感想でも構いません。一行でも良いので、一日の終わりに「明日のスケジュール確認」を行うことを習慣化して、その際に日記を書いてみましょう。書いた日記をのちのち振り返れば、自身を客観視することができます。その振り返りによって、自身の改善点が見つかることもあるかもしれません。また、日記を書くことで心の整理をつけることもできます。それがストレス解消につながるかもしれません。
・夢や目標を書き込む
達成したい夢や目標、自身がやりたいこと、あるいは仕事上の目標などを書き込んでみましょう。夢などを文字化することで思考が変わるといった話はビジネス書でよく目にしますが、せっかく手帳に書き込むのですから、予定にリンクさせてみることをおすすめします。たとえば今年の年末までにある資格を習得したいとします。まずは、年末の合格に間に合うように逆算してスケジューリングをします。その上で、今年の上半期が終わるまでには何をすれば良いのか、今月は何をすれば良いのか、今週は何をすれば良いのか、今日は何をすれば良いのか、といったかたちで日々のTODOの目安にまで内容を落とし込みます。すると、手帳は目標を叶えるツールに変わります。行動計画を立てて実施してみてください。
・アイデアをメモする
何気なく思い付いたことでも構いません。ふとしたアイデアをメモしてみましょう。もしくは、何か感動したことや新しく学んだこと、気付いたことでも良いので、「まず手帳にメモをする」を習慣化していきます。発想力を鍛えるためには、まず、インプットを意識的に行って、とにかく何でも手帳にメモをするのがベストです。最初から「きちんとしたアイデアをメモしよう」と考えては、挫折してしまうかもしれません。メモが習慣化されれば、たとえば、まったく関連性のなさそうなメモ同士から新しいアイデアが生まれるようにさえなってくるかもしれません。手帳は基本「常に持ち歩くもの」なので、こういったメモ書きに最適です。
いかがでしたでしょうか。実際のところ、手帳術といっても、最終的には人それぞれ最適なやり方は異なります。緻密なスケジュール管理を目指すなら、たとえば固定の予定以外にも「移動時間」や「あえて予定を入れない時間」などを記入するのも手です。また、手帳の活用がなかなか定着しない方であれば、日々の予定に「手帳タイム」を記入するということもあり得ます。本記事を足掛かりにして、ご自身に合った使い方を探してみてください。
