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債権管理とは? 具体的な業務フローから業務効率化のコツまでわかりやすく解説

債権管理とは? 具体的な業務フローから業務効率化のコツまでわかりやすく解説
セゾンのくらし大研究 編集部

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債権管理は企業にとって重要な業務のひとつです。企業取引においては、営業活動の際に計上された売上がすぐに入金されることは少なく、通常は一定期間売掛債権として管理され、入金日を迎えると現金化されます。しかし、債権管理が杜撰だと入金消込(入金された額と取引先に請求した金額を照合し、売掛金・買掛金などの残高を消していく作業のこと)と呼ばれる作業の際に、入金額と請求額の間に不一致が発生するため注意が必要です。

こうした不一致は事業計画書における予算作成や決算書作成にも影響を及ぼすため、企業にとって大きなリスクとなりかねません。この記事では、債権管理の重要性や課題、実際のフローなどについて解説します。

この記事を読んでわかること

  • 債権管理とは企業が売掛金などの債権を管理する業務
  • 債権管理の目的は回収漏れや時効消滅などを防ぎ、企業の資金繰りを円滑にすること
  • 債権管理の課題点は人材確保の必要性、アナログ管理によるミスの発生、一元管理が難しいこと
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債権管理の概要を解説

債権管理の概要を解説

債権管理とはどのようなものなのでしょうか。債権管理の概要や目的を解説します。

債権管理とは?

債権管理とは、企業が売掛金や貸付金などの債権を管理する業務です。

企業においては、営業部門が案件を決め、製造部門やサービス提供部門が契約した商品や役務を提供するのが一般的です。債権管理の仕事はこれら一連の企業活動に大きく関わってきます。

具体的には、商品・役務の提供を終えると取引先に請求書を発送し、指定した支払期日に入金されているか確認します。支払期日の入金がきちんと管理できていれば、予定通りの資金繰りが可能です。資金繰りが円滑に回らないと企業活動に支障をきたすため、債権管理は非常に重要な業務といえるでしょう。

ただし、債権管理は経理業務に限られません。取引先が代金を支払える状況か調査するコーポレートチェックや与信管理、回収予定を把握するための債権管理表作成、未払い債権の回収まで含めた多岐にわたる業務です。

債権管理の目的

債権管理は企業の資金繰りを円滑に行うために重要な業務であり、主な目的は以下のとおりです。

  • 債権回収の漏れを防ぐ
  • 期日内に債権を回収する
  • 債権の消滅時効を防ぐ

それぞれの目的について解説します。

債権回収の漏れを防ぐ目的

企業は、日々さまざまな企業や顧客と取引を行います。そのため、約定スケジュールや規模の異なる相手との間で並行的に取引が進んでいくのが一般的です。

また、企業間取引では、その場で現金をやり取りするのではなく、売掛・買掛によって代金を後払いにする信用取引がほとんどです。実際に回収するまでは債権は現金化されないので、手元に現金がないまま仕入れ代金や経費の支払いが発生すると、資金繰りが厳しくなってしまいます。

自社の規模が大きくなればより取引件数が増え、取得する債権の種類や数も増大するため、回収漏れのリスクが発生します。こうした事態を回避するためには、確実な債権の把握と確実な回収が欠かせません。それを実現するのが債権管理です。

期日内に債権を回収する目的

それぞれの債権には「弁済期」が設定されています。弁済期とは、例えば債務者(商品や役務の買主)が代金を支払わなければならない支払期日(支払期限)のことです。

弁済期がきた債権は速やかに回収しなければなりません。弁済期が過ぎても支払いがなければ遅延損害金の請求も検討することになるでしょう。

債権管理においては、支払期日までに債権を回収するために各債権の弁済期をきちんと把握することが重要です。期日通りに債権を回収できて初めて健全な資金繰りが行えます。

債権の時効消滅を防ぐ目的

弁済期を過ぎているのに債権が回収できない場合、消滅時効に注意しなければなりません。

民法166条1項により、売掛金債権は支払期限から5年が過ぎると時効によって消滅します。この期間を経過すると、債務者が時効を主張した場合に回収できなくなってしまうため注意が必要です。

消滅時効により債権が消滅する事態を回避するために、債権管理によって時効完成の時期も管理しなければなりません。特に、消滅時効の完成までの期間が短い債権の場合、内容証明郵便の送付や訴訟提起により、時効完成を阻止する必要もあります。法務部門や顧問弁護士とも連携し、債権管理を確実に行っていくことが大切です。

与信管理と債権管理の違いは?

債権管理と似ている言葉に、「与信管理」が挙げられます。

与信管理とは、企業間取引で欠かせない信用を、具体的な数値によって管理することを指します。与信管理の目的は、売掛金が回収できないリスクを回避することです。

具体的には、取引ごと、あるいは取引先ごとに与信限度額や与信枠を設け、どこまで売掛の対象にできるかあらかじめ決めておきます。

前述のように、企業間取引ではその場で現金をやり取りせず、売掛・買掛によって代金を後払いにする信用取引がほとんどです。実際に回収するまでは債権は現金化されないので、回収できないリスクを最小限に抑えるためにも与信管理は非常に重要です。

与信管理は取引開始時に行うのが一般的なので、いわば債権管理の最初に行う業務です。つまり、与信管理は信用取引を行い最終的に回収するまでの一連の債権管理業務のひとつに位置づけられます。

債権管理の主な業務フロー

債権管理の主な業務フロー

では、債権管理は具体的にどのような流れで行うのでしょうか。債権管理の主な業務フローは以下のとおりです。

  • 与信取引限度額の決定
  • ご利用明細書の発行と送付
  • 債権管理表の作成
  • 入金消込や督促の対応

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

与信取引限度額の決定

これは、先ほどご紹介した与信管理です。具体的には、信用調査会社のデータベースや自社の独自調査により、取引先の支払い能力(信用)をチェックします。

調査の結果、取引できると判断した場合、与信取引限度額を設定します。

与信取引限度額の設定基準は企業によって異なるのが実情ですが、目的は安全に取引を行い、回収漏れを防ぐことです。そのため、様々な観点から慎重に判断しなければなりません。

ただし、与信取引限度額は一度設定して終わりではなく、取引先の経営状況をモニタリングして見直すなど、将来的な回収漏れリスクへの対策も常に行う必要があります。

ご利用明細書の発行と送付

次に、ご利用明細書(請求書)を発行・送付します。

ここで注意すべきなのは、支払期日ぎりぎりに取引先に請求書が届いても、すぐに支払いができるとは限らない点です。タイムラグも想定し、遅くとも支払期日の2~3週間前までに取引先に到着するように手配しなければなりません。一般的には、支払期日の前月の月末、あるいは当月の月初に送るケースが多いです。

また、取引先によっては月初3営業日以内に請求書が到着しないと当月末に支払いができないとしているケースもあるため注意が必要です。場合によっては送付日を指定されることもあります。継続的な取引につなげるためにも、取引先の支払いサイトを確認しておくことが非常に重要です。

債権管理表の作成

債権管理の業務フローの中で特に重要なのが、債権管理表の作成です。債権管理表とは、主に売掛金を管理する表であり、以下のようなものがあります。

  • 売掛金残高一覧表:取引先ごとに売掛金残高を管理する表
  • 売掛金年齢表:売上月や入金期日を基準として、月毎の売掛金残高を取引先別に管理する表

取引状況は変化するので、ただ作成するだけでなく、常にブラッシュアップし、債権回収リスクを可視化しておくことが大切です。

特に上場企業の場合、売掛金年齢表が会計監査の際に求められます。発行済み請求書と請求金額や期日に間違いがないか確認するため、取引先ごとに以下の項目をリアルタイムで管理しておくことが必要です。

  • 売掛金発生月
  • 売掛金金額
  • 回収期日
  • 回収日
  • 繰越金額

同時に、債権額が与信枠内に収まっているかどうかも確認しましょう。取引状況によっては与信枠を調整する必要が出てくるかもしれません。そこで、「与信管理表」も正確に作成しておき、与信管理も合わせて適切に行うことが大切です。

入金消込や督促の対応

債権管理表に基づいて請求書を発行し、支払期日までに入金が確認出来たら「入金消込」を行います。

入金消込とは、売掛金を支払い済み代金として記録することです。取引先が増えるとミスが生じやすいため、正確に行わなければなりません。ミスが生じると自社の信用を失墜させてしまう可能性があります。

支払遅延案件が発生した場合に行うのが、督促です。まずは取引先と話し合い、支払期日の再設定や支払い意思の確認を行います。それでも支払いに応じてもらえない場合は督促状や内容証明郵便を送付し、最終的には訴訟を提起して債権を回収することになります。

ただし、内容証明郵便の送付や訴訟提起には時間や労力、費用がかかります。こうしたリスクを回避するためにも、遅延案件が発生しないよう、与信管理も徹底してください。

債権管理の課題

債権管理が重要な業務であることはわかっていても、課題を抱える企業は少なくありません。具体的には、以下のような課題に直面するケースが多いです。

  • 一定のスキルを持った人材が必要
  • アナログ管理ではミスが発生しやすい
  • 一元管理が困難

それぞれの課題について見ていきましょう。

一定のスキルを持った人材が必要

債権管理をスムーズに行うためには、一定以上のスキルや経験を持つ人材を配置する必要があります。担当者に求められるのは、債権回収状況を正確に把握し、漏れなく管理できる緻密さです。

特に、企業取引においては多くの取引が同時に進行するため、資金繰りを円滑にするためにも債権管理の重要度は高いです。また、債権管理の業務は与信管理から入金消込、さらには回収と多岐にわたるため、それらをこなせる人材は決して多くはありません。

そのため、高いスキルや豊富な経験のある人材を適切に配置して債権管理を行えないという課題を抱える企業も多いのです。

アナログ管理ではミスが発生しやすい

債権管理の最終的な目的は、いかに漏れなく債権を回収するかです。

債権管理においては、売掛金と入金を紐づけて消し込む作業が欠かせません。この業務は経理部門が行うことになりますが、請求額と入金額を照合し、消し込んでいくのは煩雑な作業です。取引先や管理すべき債権の数も多く、手入力などのアナログ管理では記入漏れやミスが発生しやすくなります。

債権の発生から回収、時効の管理まで債権管理の業務は多岐にわたるため、漏れが生じては円滑な資金繰りが行えなくなるリスクも高まります。

こうしたリスクを回避するためにも、債権管理に十分な人材を投入し、ソフトなどの導入によって自動化できる部分を増やして効率化することが欠かせません。

一元管理が困難

債権管理において大きな課題となっているのが、管理情報が分散してしまい、一元管理が困難なことです。特に、複数の拠点を持つ企業の場合、拠点ごとの債権管理情報を一元的に管理することが不可欠ですが、拠点ごとに債権管理のルールが異なるケースも少なくありません。

また、各拠点から上がってくるデータの正確性の判断は難しいことも多く、集計や加工にも労力がかかります。例えば、メーカーの場合、製造部門、調達部門、営業部門など売り上げに関わる部門が多岐にわたる場合は、一元化が難しいのが実情です。一元化できなければ、債権管理業務の効率が下がる事態も否定できません。

解決方法としては、役員や従業員がアクセスできる共通のデータベースを設けて、各拠点における債権管理の状況を随時確認し、更新できるようにすることが挙げられます。クラウドサーバーやイントラネットの活用も視野に入れてみてください。

債権管理を効率化するコツ

債権管理を効率化するコツ

債権管理は一元化が難しく、効率化できないケースも少なくありません。では、債権管理を効率化するためにはどのような方法があるのでしょうか。ここでは、債権管理を行う際に実践したい方法をご紹介します。

債権管理の具体的な方法の決定

まずは、債権管理を実際に行う部門と担当者を決定する必要があります。企業規模が大きければ債権管理を専門に行う部署を設置できるかもしれませんが、中小企業の場合は経理部門や総務部門、法務部門などが担当する可能性が高いでしょう。ただし、コア業務とのバランスを考慮しなければなりません。

その上で、債権管理の具体的な方法を決定していくことが大切です。例えば、以下のような方法が挙げられます。

  • 債権管理担当者への債権ステータスの報告方法を定める
  • 債権リストの項目設定
  • 債権リストの記録方法と保存先、アクセス権の有無を決める
  • 債権回収へ移行する際の手順を決める

具体的に債権管理の方法を決定したら、それを反映した社内規程を策定する必要があります。社内規程は法務部門などが原案を作成して担当部門がチェックし、取締役会によって決定されるのが一般的です。その際には、債権管理業務の実態を反映した形で策定することを忘れてはいけません。

社内規程が実際に適用されるスケジュールがわかったら、内容を社内に周知徹底することが大切です。債権管理業務は複数の部門にまたがることも多いため、関係各所がルールを守らなければ実効性を確保できません。社員研修を行うなどして浸透させていき、ミスが起こらないようにする取り組みが必要です。

債権リスト作成やシステムの導入

債権管理業務を円滑に進めるためには、使い勝手の良い債権リストを作成することが大切です。例えば、債権の発生日時や支払期日、取引先情報を検索しやすいリストにする必要があります。

ただし、スムーズに検索するためには、手作業では手間がかかりすぎ、効率的とはいえません。そこで、必要に応じて債権管理システムを導入するのもひとつの方法です。

債権管理システムは、売掛金残高や支払い状況などを一括して管理できるツールです。基本的に、売掛金の管理から入金消込、債権回収の支援や各種書類作成機能が搭載されています。

中には支払期日を過ぎた債権へのアラート機能が搭載されているものや、今後発生予定の支払額が表示でき、資金繰りを予測するデータ抽出が可能なものもあるので、目的や使い勝手の良さで選ぶと良いでしょう。

債権管理業務の効率化や回収率アップ、自社の財務状況改善のためにも、債権管理システム導入を検討してみてください。

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おわりに 

債権管理を適切に行わないと、入金消込の際に不一致が生じ、予算作成や決算書作成の際にも影響するため、大きなリスクを抱える事態に陥りかねません。債権管理の目的を押さえ、各業務フローを周知徹底することで、業務の効率化は十分可能です。

ただし、手作業で行うとミスが発生するリスクが高まります。適切にリソースを投下することはもちろん必要ですが、状況によっては債権管理を支援するシステムの導入も検討してみてください。

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