オンライン秘書は業務効率化に有効!サービス内容・選び方などを解説

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オンライン秘書は業務効率化に有効!サービス内容・選び方などを解説

オンライン秘書を利用すると雑務にかかる時間をカットでき、業務の効率化につながります。依頼できる業務は多岐にわたるため、求めるスキルをもつ人材を探してみると良いでしょう。このコラムではオンライン秘書の仕組みやメリット、注意点などをご紹介します。

1.オンライン秘書の基礎知識

オンライン秘書とは、仕事を行ううえで発生するさまざまな業務をオンラインでサポートするサービスです。対応できる業務内容は、秘書業務やマーケティング、広告運用など多岐にわたります。

オンライン秘書を利用することで雑務にかかる時間を抑えられ、大切な業務に集中する時間を確保できるでしょう。なお、利用を始める前には必要なツールを確認しておくと安心です。

ここでは、オンライン秘書の基礎知識について解説します。

1-1.オンラインで業務をサポートするサービス

オンライン秘書とは、事務や雑務などのサポートをオンライン上で行うサービスのこと。オンライン秘書として活躍している方の多くは、結婚や出産などによって通勤できない・キャリアアップを目指している在宅ワーカーです。

オンライン秘書に任せられる業務内容は幅広く、秘書業務はもちろん制作業務なども依頼できます。専門的な知識は必要ないものの、作業を担当する人手が足りないような場面で活用されることも多いです。

オンライン秘書として働く在宅ワーカーのなかには、専門知識を有している経験豊富な人材もいます。サービスを提供する企業によっては、複数人の在宅ワーカーを集めて1つのチームを作り、専門性の高い業務を代行しているケースもあります。

人的リソースの不足をカバーしたい企業や、専門知識が必要な業務を任せたい企業にとって、オンライン秘書は検討すべき選択肢の1つです。

1-2.オンライン秘書が対応できる業務

以下は、オンライン秘書に依頼できる業務の一例です。

  • 秘書
  • 経理・財務・人事
  • 広告運用
  • マーケティング
  • 営業
  • クリエイティブ・制作

秘書業務はオンライン秘書のメインの業務といっても過言ではありません。オンライン秘書に任せられる秘書業務には以下が挙げられ、オンラインで完結する作業であれば対応してもらえることが多いです。

  • スケジュール・アポイントメント管理
  • メール対応
  • 出張時の交通機関・ホテル予約
  • 会食場所のリサーチ・予約
  • 情報収集・書類作成

経理・財務・人事業務を依頼できるのもオンライン秘書の特徴です。サービスを利用することで、請求書や見積書などの書類作成、経費管理や採用業務における応募者対応などのバックオフィス業務を効率よく処理できるでしょう。

メルマガ配信、SNS広告やリスティング広告の運用といったWEB広告に関する業務もオンライン秘書の対応範囲です。また、マーケティング関連ではWEBサイトやSNSの運用、画像編集、アクセス解析なども依頼できます。

対面での営業は難しいものの、オンラインで完結する内容であれば営業業務も任せられます。対応できる内容の例は以下のとおりです。

  • 名刺のデータ入力・顧客管理
  • メール対応
  • リサーチ・分析
  • 企画書・プレゼン資料・提案書などの作成

サービス内容によっては事務系だけではなく、以下のようなクリエイティブ・制作関連の業務も対応してもらえることがあります。

  • ランディングページ作成
  • コーディング業務
  • WEBサイトデザインのカスタマイズ
  • 画像加工
  • バナー作成
  • 各種言語の翻訳業務
  • 記事コンテンツの管理

1-3.オンライン秘書の利用開始に必要なツール

オンライン秘書を利用する際は、オンラインでコミュニケーションを取るためのツールを用意しておかなければいけません。

例えば、チャットでやりとりができるビジネスチャットツールは必須です。電話やメールよりも気軽に連絡ができるため、効率よくコミュニケーションが取れるでしょう。

ビジネスチャットツールでもミーティングはできますが、会議をしながら資料を共有する場合などは、オンライン会議ツールを導入しておくと便利です。顔を見て話をすることで、一緒に働くうえで大切な信頼関係の構築にもつながるでしょう。

2.オンライン秘書を利用するメリット3つ

オンライン秘書を利用するメリットとして、以下3つが挙げられます。

  1. 人件費の削減が期待できる
  2. 研修せずとも専門的な分野を任せられる
  3. コア業務に取り組む時間を確保できる

ここでは、上記のメリットについて詳しく見ていきます。オンライン秘書の利用を検討しているなら、サービスによって得られるメリットと自社が求めるものが一致するかどうかを考えてみましょう。

2-1.人件費の削減が期待できる

オンライン秘書に業務の一部を任せることで、人件費の削減が期待できます。時間単位で契約できるため、人材派遣を利用する場合よりも契約期間を短期で設定できます。

特に定期的に業務が発生しないケースで継続的に社員を雇うと、人件費を無駄にすることになりかねません。その点、オンライン秘書は作業の増減に対応しやすいのが特徴です。業務がない時期は契約を解除し、必要な時期だけ作業を任せれば、人件費を大幅に削減できるでしょう。

また、オンライン秘書は在宅で仕事を行うため、社内に座席や設備・機器を準備する必要がありません。人件費だけでなく、設備にかかる費用をカットできるのは大きなメリットです。

2-2.研修せずとも専門的な分野を任せられる

高いスキルをもつオンライン秘書に依頼すれば、教育なしで専門的な分野の業務を任せられます。オンライン秘書サービスを提供する会社に登録している在宅ワーカーは、一定基準の試験を通過しているのが基本です。

なかには前職で専門知識や経験を積んだ方も多く、その場合は業務について改めて教育する必要がありません。教育や採用にかかるコストをカットしつつ自社が求めるスタッフを採用できるのは、オンライン秘書ならではのメリットといえるでしょう。

2-3.コア業務に取り組む時間を確保できる

オンライン秘書のメリットとして、自社の社員がコア業務に集中して取り組めることが挙げられます。事業を行ううえでは多くの事務や雑務が発生しますが、それらによってコア業務に手が回らないのは避けたいものです。

オンライン秘書を活用してバックオフィス業務などを処理してもらえれば、コア業務に必要な時間や人的リソースを確保できるでしょう。

3.オンライン秘書を利用する際の注意点3つ

オンライン秘書は利便性が高いサービスですが、利用時に気をつけたい注意点が3つあります。

  1. オフライン業務は依頼できない
  2. 利用するまでスキルや相性を確認できない
  3. 家庭の事情などに左右されやすい

導入を検討する際は、注意点を前もって把握しておくことが大切です。ここでは、オンライン秘書を利用する際に気をつけるべきことをご紹介します。

3-1.オフライン業務は依頼できない

オンライン秘書は在宅で作業をするため、紙ベースの書類や領収書の整理などのオフライン業務は依頼できません。なかにはオンライン秘書が会社に出勤して業務を行うケースもありますが、基本的にはオンライン対応のみと覚えておきましょう。

また、コミュニケーションの方法がオンラインのみであることから、意思の疎通が難しい点にも注意が必要です。やりとりの仕方によっては双方の認識がすれ違い、コミュニケーション不足からミスに発展する可能性があります。

3-2.利用するまでスキルや相性を確認できない

オンライン秘書を利用する場合に気を付けたいポイントが、実際に作業を任せるまではスキルや相性を確認できない点です。通常の採用活動とは異なり、オンライン秘書を利用する際は面談や面接を行いません。

一定基準のスキルをもっているのが基本ではあるものの、クオリティなどの細かい部分は働いてもらうまで不明なままです。また、オンラインのみの付き合いとはいえ、人間同士のコミュニケーションには相性があります。

通常は面談や面接でお互いの相性を確認できますが、オンライン秘書の場合は業務をするなかで相性を確かめていくことになります。

3-3.家庭の事情などに左右されやすい

オンライン秘書として働く在宅ワーカーの多くは、20~50代の女性です。企業に勤めていたものの、結婚や出産といったライフスタイルの変化によってオンライン秘書に転向するケースが多いことが特徴です。

このように家庭の事情を抱えている方が多いため、スタッフの都合によって業務の進捗などが左右されることがあります。例えば、突発的な事情によって締め切りの延長を依頼されたり、オンライン秘書の交代を求められたりすることも考えられます。

オンライン秘書に仕事を任せたいと考えている場合は、突発的な家庭の事情により、大きな影響を受けるでしょう。家庭の事情などによって変更が生じた際の対応について確認しておくことが大切です。

4.自社に合うオンライン秘書の選び方5つ

オンライン秘書を利用して業務の効率化を図るなら、自社に合う方に依頼したいでしょう。オンライン秘書を検討する際は、以下の5つのポイントを意識して選びましょう。

  1. 料金・契約期間・品質がニーズを満たしているか
  2. セキュリティ面に問題がないか
  3. 修正時や緊急時は柔軟に対応してもらえるか
  4. 依頼したい業務に必要なスキルがあるか
  5. 希望に合わせて契約プランを変更できるか

ポイントを押さえることで、自社に適したオンライン秘書を見つけやすくなります。ここでは、オンライン秘書の選び方について詳しく解説します。

4-1.料金・契約期間・品質がニーズを満たしているか

オンライン秘書を利用する際は、料金体系や契約期間、納品時の品質に注目しましょう。一般的な料金体系は、月額固定もしくは案件ごとに料金を設定するタイプの2種類です。

契約期間は短期でも設定可能な場合が多いですが、なかには期間に下限が設けられていることがあります。月額固定の料金が安くても、最低1年間は契約しなければいけないとなれば、オンライン秘書のメリットである人件費カットにはつながらないでしょう。

なお、オンライン秘書を依頼する際はスタッフを指名できないことが一般的です。担当するスタッフによっては、納品物のクオリティが自社の求める基準に及ばない可能性もゼロではありません。

利用を開始する前に無料トライアル期間が設けられていることが多いため、料金・契約期間・品質についてあらかじめチェックしておくことが大切です。

4-2.セキュリティ面に問題がないか

オンライン秘書の選び方として、セキュリティ面も重視すべきポイントです。業務を依頼するに当たって、自社が抱える情報を共有することもあるでしょう。特に、秘書業務は企業の機密情報などを扱うことがあります。

自社の業務を任せるとはいえ、オンライン秘書は社外の人です。データの改ざんや情報漏洩などの事態が起きないように、セキュリティ管理が徹底されているかを確認しましょう。

サービス提供会社によっては、秘密保持契約の締結や情報管理教育などを行っており、これらをチェックすることでセキュリティ面に対する意識があるかを判断できます。

4-3.修正時や緊急時は柔軟に対応してもらえるか

オンライン秘書を賢く選ぶためには、修正時や緊急時の対応力にも目を向けましょう。たとえ専門知識を有するスタッフでも、場合によっては修正が発生することがあります。

修正を依頼する場合は、修正にかかる時間も契約時間とみなされます。そのため、修正工数を含めたプランを検討するのが賢明です。

なお、休日や年末年始、夜間などに緊急で業務を依頼したくなるケースも考えられます。どの程度の緊急性であれば柔軟に対応してもらえるのか、納期はいつ頃なのかなどを確認しておきましょう。

4-4.依頼したい業務に必要なスキルがあるか

オンライン秘書を選ぶ際は、依頼したい業務に必要なスキルをもっているかどうかをチェックしましょう。例えば、外資系企業との取引が多い会社の場合は、英語を話せる人材が在籍しているかを確認すべきです。

個人のスキルはもちろんのこと、そもそも任せたい業務に対応しているかどうかを確かめなければいけません。「経理業務を任せたい」「クリエイティブ業務を任せたい」といった自社の希望を洗い出し、サービスごとの対応可能な分野を調べておきましょう。

4-5.希望に合わせて契約プランを変更できるか

オンライン秘書のメリットを活かすためには、契約プランの変更に対する柔軟性も大切なポイントです。オンライン秘書サービスを契約しても、必要なタイミングで人材を確保できなければ意味がありません。

つまり、「繁忙期が終わった時点で解約できること」「再び繁忙期に入る時点で再契約できること」の2点を満たしているかが重要です。プランを柔軟に変更できなければ、余計な費用が発生する可能性があります。

プランの変更が認められていたとしても、変更できるのが前月までなのか前々月までなのかによって、トータルの費用は変わってくるでしょう。プラン変更の有無に加え、変更できるタイミングについても確認しておくのがおすすめです。

5.オンライン秘書の依頼から利用までの流れ

サービスによって異なるケースはあるものの、オンライン秘書の依頼から利用までの一般的な流れは以下のとおりです。

  1. オンライン秘書サービスへの問い合わせ
  2. 担当者によるヒアリング
  3. トライアル(1週間程度)
  4. プランの確定・申し込み
  5. 利用開始

まずは、オンライン秘書サービスを提供する企業へ問い合わせることから始めましょう。問い合わせの際は、どんな業務を任せたいのか・どんなスキルを求めているのかなどを伝えます。

問い合わせ後にオンライン秘書サービスから連絡が届き、担当者によるヒアリングが実施されます。ヒアリングの主な内容は、料金体系やシステムの説明、依頼内容の確認などです。対面で行う場合もあれば、メールやチャットで完結するケースもあります。

サービスによっては、本契約の前に1週間程度の無料トライアル期間が設けられています。無料トライアルで相性やスキルなどを確認しておくと、納得したうえで本契約に進めるでしょう。

料金体系やプランの内容などに問題がなければ、プランを確定して申し込みを行います。契約の際には秘密保持契約を結ぶのが一般的です。契約を締結したら、オンライン秘書サービスの利用を開始できます。

6.クレディセゾンのビジネスカードはオンライン秘書の支払いにおすすめ

オンライン秘書の料金を支払う際は、セゾンの法人カードを利用するのがおすすめです。ビジネスカードを導入することで、ビジネスに役立つ特典を利用できたり、従業員の立替負担を軽減できたりと、さまざまなメリットを受けられます。特に経理の簡素化は大きな魅力的です。ぜひビジネスカードを導入してみてはいかがでしょうか。

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おわりに

オンライン秘書は、事業を進めるうえでは避けられないさまざまな事務作業を代行してもらえるサービスです。依頼できる業務の内容は幅広く、なかには専門性に長けたスタッフも存在します。

オンライン秘書を利用して得られる主なメリットは、人件費や教育コストの削減、コア業務に取り組む時間の確保です。一方で、対応できるのはオンライン業務のみであること、スキルや相性を事前に確認できないことなどに注意しなければいけません。

オンライン秘書サービスの料金を支払う際は、法人カードを選択するのがおすすめです。決済や明細の確認を簡潔に済ませられるため、経理作業にかかる時間を抑えられるでしょう。

選び方のポイントを押さえて自社に合うオンライン秘書サービスを契約し、業務の効率化に役立ててみてください。