企業にはさまざまな機能が必要です。売上を上げる営業部隊だけではなく、バックオフィスの設置にもコストがかかり、運営する人件費が必要です。ここで上手に活用したいのがアウトソーシングです。アウトソーシングのメリットとデメリットを確認し、どのような仕事で依頼した方が良いのかを解説します。またアウトソーシングにもさまざまな種類があります。アウトソーシングの周辺知識を身に付け、自社によって最適な活用方法を考えていきましょう。
この記事を読んでわかること
- アウトソーシングとは業務の一部を外部へ委託することを意味し、経費や人件費などのコストを抑える役割がある
- アウトソーシングには、主にBPO、ITO、KPO、SPOといった種類があり、それぞれ対応する業務が異なる
- 業務を外部へ委託する場合、コストを抑えられたり、業務効率化につながったりといったメリットがある一方、自社にノウハウの蓄積がなされないなどのデメリットもあるため、しっかり検討を重ねて取り入れる必要がある
- 業務のアウトソーシングを行う際は、導入する目的・課題を明確にし、信頼できる企業を選ぶことが大切
アウトソーシングとは
アウトソーシングとは、日本語では「外部委託」を指します。企業などにおいて業務の一部を外部へ委託することを意味します。アウトソーシングを活用すると、関連する経費を抑えられたり、人件費を抑制したりすることができます。
人材派遣との違い
人材派遣とアウトソーシングはよく比較されることがあり、混同するケースが多いです。何が違うのでしょうか。両者の最大の違いは、業務を実行するうえでの設備やノウハウがどこにあるかです。
まず人材派遣は、自社にすでに設備やノウハウがあります。企業の経費業務で人材派遣を利用する場合、派遣会社に登録している方が会社に派遣されます。会社のパソコン、会計ソフトからノウハウに至るまで自社にあり、派遣で来た方は、その環境で活動して貰います。
一方のアウトソーシングの多くは業務の一括依頼となります。設備の付与も無ければノウハウも、任せる範囲がとても広いものです。依頼元から何かしらの決まりが共有されることもありますが、裁量権には明らかな違いがあるでしょう。
雇用形態にも違いがあります。人材派遣は派遣会社と雇用契約を結んだうえで、派遣先と業務委託契約の場合が多いです。派遣する方は契約にかかわらず、会社間で契約が完了するケースもあります。一方のアウトソーシングは業務委託が一般的です。契約形態の違いも踏まえたうえで、自社の特徴に合ったサービスを選ぶと良いでしょう。
アウトソーシングの種類
アウトソーシングにはさまざまな種類があります。ここでは代表されるアウトソーシングの4種類を解説します。
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
事務業務を外部に委託する方法です。バックオフィスを丸ごと外部に出すことで、収益性の高いコア業務に集中することができます。人事や総務、経理、受付やコールセンターなど幅広いサービスがあります。受け手となるアウトソーシング会社は複数の企業から受注を受けているため、蓄積したノウハウがあります。自社で取り組むよりも効率良く、また高品質で業務を進めることができます。
ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング
バックオフィスのなかで最も専門性が高いものが情報システム業務です。
ITOは、この業務を外部に委託します。システム構築からインターネットサービスの展開、さらにはクラウドサービス、最近はブロックチェーンに至るまでシステム関連はほかの追随を許さず、IT人材の不足から活用されるケースが多いです。
KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）
インターネットでの情報収集やデータ分析などの知的処理業務が隆盛の昨今、ナレッジの獲得と応用を外部企業に委託する動きも活発化しています。
需要が高いのはマーケティング、データベース構築など高度なスキルをもつ人材です。
また開発チームや経営チームとの会話や直接のアドバイスができるなど専門的スキルを持つアウトソース人材であればより広く依頼ができます。
ナレッジの範囲は営業系のほか、株式評価や資金調達などのファイナンス系、リスク管理手法の開発まで広範囲に至ります。
SPO（セールス・プロセス・アウトソーシング）
SPOは営業プロセスを分業して委託します。営業には類似性があり、ある企業で成功した営業プロセスは他社でも横展開することが基本的に可能です。
また営業成果だけではなく、営業プロセスの構築や見直しにも活用されています。見込み客の獲得から架電、見込み客の精査など以前からある方法のほか、最近はSEO（検索エンジン最適化）を活用して顧客を集め、営業会社に提供するメディア戦略の専門会社も増えてきました。
SEOの基準となるGoogleの評価基準は頻繁に変わるため、SEO各社はしのぎを削っています。
アウトソーシングが注目される理由
なぜアウトソーシングが注目されるのでしょうか。第一に上げられるのは市場競争の激化です。
世の中のニーズは短期間で刻々と変わりますが、それに対応しようとしても、既存業務の見直しはそう簡単に進みません。
好待遇で新しい人材を社内に取り入れる方法もありますが、既存社員との間にハレーションが起こる可能性もあります。一部業務をアウトソーシングすることで、効率化・コア業務に集中できる環境をつくることを期待できます。
またアウトソーシングの重要な役割として人材の補完もあげられます。それまで業務の中心となっていた人材が社内を去った場合に、代替の人材がすぐに育つことは期待できません。
次の人材が育つまでアウトソーシングを活用する考え方と、これを機に対象業務をアウトソーシングに切り替える考え方があります。
アウトソーシングによるメリット
アウトソーシングによる最大のメリットは、専門会社・人材が持つノウハウの活用です。アウトソーシングの企業は数多くの依頼を受けることにより、ノウハウを蓄積しています。
もちろん他社には展開できない秘密保持の情報もありますが、依頼する企業にとっては自前で育てるよりも効率的に専門知識を獲得、展開することができるでしょう。
またアウトソーシングを利用することで、専門性の獲得が短期かつ低コストで図れ、効率化がすすみます。自社で進めると試行錯誤は避けられず非効率な面が発生しますが、アウトソーシングは一度もしくは数度他社で実績があるため、すでに答えを知っています。試行錯誤のない分、効率化も期待できます。
業務効率化につながる
業務効率化は自社にさまざまな効果をもたらします。業務の処理スピードが上がり生産性が高まることにより、社員に対して別の業務を指示したり、掛け持ちさせたりすることができます。業務効率化はアウトソーシングで実現できる最大のメリットといえるでしょう。
従業員がコア業務に集中できる
もうひとつの効能が強化したい業務への集中です。どの企業にもコア業務と呼ばれる、収益を上げる仕事や部署があります。事務的な作業を簡略化することにより、より多くの従業員がコア業務に集中することができます。
人件費の調整がしやすい
またアウトソーシングの活用で効果が期待できるのが人件費の調整です。アウトソーシングで外へ出した案件の対応は労働業務委託のため労働基準法の対象外です。
企業によっては、状況に合わせて人件費を調整することができます。またアウトソーシングは残業抑制にも効果的です。
残業（時間外労働）は業務の属人化、特定社員への業務の集中化が理由とされていますが、アウトソーシングを活用することにより経営陣や管理部門によるコントロールが可能です。
特に近年は法改正により残業の割増賃金が増額され、残業管理は企業にとってより大きな課題となっています。
外部から専門的な知識を取り入れられる
アウトソーシングでは外部から新たな知見、ノウハウを取り入れることができます。この専門性と自社で培った知識を比べることにより、品質向上につなげることができます。
採用・教育にかかるコストの削減
通常、優秀な人材や稼働力のある組織を作るには、並々ならぬ採用・教育にかかる手間、コストが必要です。アウトソーシングを活用することにより、採用や教育の全体コストを下げることができます。
アウトソーシングによるデメリット
一方、アウトソーシングのデメリットとして、以下が挙げられます。
- 自社内にノウハウを蓄積するのが難しくなる
- 情報漏洩のリスクがある
- 業務内容を把握しづらくなる
それぞれについて、解説します。
自社内にノウハウを蓄積するのが難しくなる
アウトソーシングのを中止して外部の技術・ノウハウを活用するため、自社にノウハウが蓄積されない点です。
アウトソーシング会社への依頼を止めて自社で取り組もうとしたときに、業務を遂行するノウハウもなく、また人材もいないという事態が生まれます。
情報漏洩のリスクがある
次に大きな懸念点は情報の保護です。当然ながら外部へ業務を委託するため、情報漏洩のリスクは高まります。
個人情報の流出事故が発生したとき、アウトソーシングを依頼していた企業に責任論が巻き起こったという事例は多くあります。
また個人情報の管理は各社セキュリティシステムにより担保しますが、アウトソーシング先の業務については、監視が十分に及ばない課題もあります。
業務内容を把握しづらくなる
アウトソーシングは結果主義です。依頼した内容がどのようなプロセスを経て、どのように業務が進められているのか経営陣など依頼側が把握し続けるのが困難になるケースも多いです。
当然インシデントの発生や、管理コストの増加の要因となるので十分な注意が必要です。
アウトソーシングに適した業務は？
アウトソーシングできる業務内容を、例を挙げて紹介します。
経理や総務などの事務業務
経理分野においては仕訳、経理精算、伝票管理、振込、売掛金・買掛金管理、決算書作成、給与支払い業務、税務申告などがアウトソーシングの対象といえます。
また総務分野においては受付、秘書業務、備品管理、郵便室業務、社内イベント運営、契約書締結や管理などが対象です。
採用代行など人事業務
人事・採用においては採用代行、人材教育、教育研修、勤怠管理、入退社手続き、社会保険事務、給与計算など、専門性の高い業務内容が並びます。
営業業務
営業分野においては顧客リスト作成、営業活動（テレアポ電話／メール／新規訪問）、情報収集、資料や書類作成など、売上を上げるにあたって必須の支援業務においてアウトソーシングが活用されています。
IT関連業務
専門性の高いIT分野ではシステム開発・運用、インフラ運用・保守、社内ヘルプデスク、データセンター運用、クラウド／ツール導入支援などがあります。
コールセンター業務
最後にコールセンター業務では電話対応、マニュアル作成、人材育成などがアウトソーシングの対象です。
アウトソーシングを依頼する時の注意点
アウトソーシングを導入する時に、注意したいポイントを紹介します。
活用目的や課題を明確にする
自社の課題やアウトソーシングの利用目的をはっきりとさせておくことが大切です。何を自社で運営するのか、何をアウトソーシングとして依頼するのかを、管理面やセキュリティ、コスト面など多角的に見て判断していきましょう。
導入前に業務の切り分けを行う
その時に大切なのが、適切な業務の切り分けです。
アウトソーシングの導入前に、該当業務は自社・アウトソーシングどちらが応しいのか、自社内で共通認識を持っておくことが大切です。
信頼できるアウトソーシング企業を選ぶ
セキュリティ面も重要です。情報漏洩がないよう、コンプライアンスが遵守されているアウトソーシング企業を選定することが大切です。他社からの評判などさまざまな観点から検証・精査し、判断していくようにしましょう。
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アウトソーシング業務には回収業務もあります。特に専門知識が必要となる回収業務には、経験と信頼性が高い企業に依頼しましょう。
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おわりに
アウトソーシングのさまざまな種類から活用方法、導入時のメリット・デメリットをお伝えしました。アウトソーシングは専門性の活用として万能ですが、依頼する自社からの管理面・コスト面・セキュリティ面、そして自社社員のモチベーションと、導入を進めるにあたってクリアにすべき点も数多くあります。それらにしっかり取り組んだうえで、全社一丸となってアウトソーシングとの両立を進行していきましょう。
